Klauzula RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ( dalej „RODO”) oraz ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r., informujemy do jakich celów będziemy wykorzystywać Państwa dane osobowe i jakie w związku z tym przysługują Państwu uprawnienia.

ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych osobowych ( dalej „ADO”) jest  AdviTax Beata Czartowska z siedzibą przy ul. Jana z Kolna 5/6, 83-000 Pruszcz Gdański, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod numerem REGON 522720300, NIP 5551895082.

Z ADO mogą Państwo kontaktować się:

• pod adresem korespondencyjnym: ul. Jana z Kolna 5/6, 83-000 Pruszcz Gdański
• pod adresem poczty elektronicznej:  biuro@advitax.pl

CEL, PODSTAWA ORAZ CZAS PRZETWARZANIA DANYCH

Państwa dane osobowe w ramach świadczonych przez Nas usług, przetwarzane są wyłącznie w przypadku posiadania jednej z dopuszczonych przez RODO podstaw prawnych i wyłącznie w celu dostosowanym do danej podstawy, zgodnie z opisem poniżej. ADO przetwarza Państwa dane osobowe w celu:

1. Prowadzenia działań marketingowych, w tym również do przesyłania treści marketingowych związanych z prowadzoną działalnością za pośrednictwem kanału komunikacji, na który wyrazili Państwo dobrowolną zgodę.
   • Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit a RODO oraz art. 6 ust. 1 lit f RODO – gdzie uzasadnionym interesem ADO jest prowadzenie działań marketingu bezpośredniego i promocja prowadzonej działalności.
   • Podanie danych jest dobrowolne.
   • Okres przechowywania danych osobowych: do momentu cofnięcia wyrażonej zgody, wniesienia żądania usunięcia danych osobowych lub wyrażenia sprzeciwu. W przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów dowodowych a także do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, okres ten może zostać wydłużony w zakresie w jakim wymagają tego przepisy prawa.
2. Udzielania odpowiedzi na pytania kierowane za pośrednictwem formularza kontaktowego lub poczty elektronicznej oraz odpowiedzi na zapytania telefoniczne.
   • Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit b RODO oraz Art. 6 ust. 1 lit f RODO – uzasadniony interes ADO, polegający na obsłudze korespondencji kierowanej w związku z wykonywaną działalnością ADO oraz możliwości załatwienia zainicjowanej przez Państwa sprawy.
   • Okres przechowywania danych osobowych: do momentu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie, maksymalnie 12 miesięcy od momentu ostatniego kontaktu.
3. Wywiązania się z obowiązków prawnych ciążących na ADO, w zakresie finansów oraz dokumentacji rachunkowej, księgowej i podatkowej a także w systemach i dokumentach bankowych.
   • Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
   • Okres przechowywania danych osobowych: minimum przez 5 lat od końca danego roku rozliczeniowego. W przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów dowodowych a także do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, okres ten może zostać wydłużony w zakresie w jakim wymagają tego przepisy prawa.
4. Prowadzenia profili i fanpage’y na portalach społecznościowych.
   • Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit a RODO oraz art. 6 ust. 1 lit f RODO – prawnie uzasadniony interes ADO polegający na promowaniu własnej marki, poprawianiu jakości świadczonych usług, weryfikacji zadowolenia ze świadczonych usług, poznaniu preferencji dla optymalizacji usług oraz budowaniu pozytywnych i rzetelnych relacji z Państwem.
   • Podanie danych jest dobrowolne.
   • Okres przechowywania danych osobowych: do momentu cofnięcia wyrażonej zgody, wyrażenia sprzeciwu lub wniesienia żądania usunięcia danych osobowych. W przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów dowodowych a także do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, okres ten może zostać wydłużony w zakresie w jakim wymagają tego przepisy prawa.
5. Zawarcia i wykonania umowy.
   • Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit b RODO.
   • Podanie danych jest niezbędne w celu współpracy.
   • Okres przechowywania danych osobowych: przez okres trwania umowy i do czasu upływu terminów do dochodzenia roszczeń.
6. Dokonywania rozliczeń realizacji umowy, w tym realizacji płatności.
   • Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit b RODO.
   • Okres przechowywania danych osobowych: przez okres współpracy. W przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów dowodowych a także do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, okres ten może zostać wydłużony w zakresie w jakim wymagają tego przepisy prawa.
7. Dochodzenia i obrony ewentualnych roszczeń.
   • Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit f RODO – uzasadniony interes, polegający na ochronie praw ADO
   • Okres przechowywania danych osobowych: przez 3 lata od zakończenia świadczenia określonej usługi, przy czym w przypadku toczących się postępowań, okres ten może zostać wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania oraz do upływu nowych terminów przedawnienia.
8. Rozpatrywania skarg i reklamacji.
   • Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust.1 lit. c RODO oraz Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
     – prawnie uzasadniony interes ADO, polegający na należytym rozpatrzeniu i obsłudze zgłoszenia reklamacyjnego.
   • Okres przechowywania danych osobowych: przez okres 2 lat związany z reklamacją produktów i usług liczony od załatwienia sprawy. W przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów dowodowych a także do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, okres ten może zostać wydłużony w zakresie w jakim wymagają tego przepisy prawa.
9. Podjęcia na Państwa żądanie działań przed zawarciem umowy w celu realizacji usług lub zamówienia.
   • Podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust.1 lit. c RODO oraz Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes ADO, wynikający z konieczności nawiązania kontaktu w sprawach związanych z wykonaniem umowy głównej, jak również w celach administracyjnych i związanych z organizacją współpracy oraz nadzorem nad wykonywaniem usług a także realizacją innych zobowiązań lub uprawnień wynikających z umowy głównej.
   • Okres przechowywania danych osobowych: przez okres wykonywania zobowiązań i realizacji usług. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne dla celów dowodowych a także do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed nimi, okres ten może zostać wydłużony w zakresie w jakim wymagają tego przepisy prawa.

W przypadku pojawienia się innego celu niż wymieniony powyżej obowiązek informacyjny zostanie Państwu przekazany bezpośrednio w formularzu lub podczas pierwszej czynności skierowanej do Państwa.

PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do treści danych (zgodnie z art. 15 RODO)
• prawo do sprostowania danych (zgodnie z art. 16 RODO)
• prawo do usunięcia danych (zgodnie z art. 17 RODO)
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych (zgodnie z art. 18 RODO)
• prawo do przenoszenia danych (zgodnie z art. 20 RODO)
• prawo do wniesienia sprzeciwu (zgodnie z art. 21 RODO)
• prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się, na podstawie Państwa zgody, dane będziemy przetwarzać do momentu jej wycofania. Zgodę można wycofać w każdej chwili, przesyłając wiadomość e-mail na adres biuro@advitax.pl lub osobiście w siedzibie ADO.

Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeśli dopatrzą się Państwo naruszeń ze strony ADO, co do bezpieczeństwa przetwarzania danych oraz naruszenia przepisów RODO, istnieje możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Państwa dane osobowe będą przetwarzane, zgodnie z postanowieniami RODO, na piśmie lub w formie elektronicznej, w celach podanych powyżej oraz przy wykorzystaniu odpowiednich metod, służących zagwarantowaniu bezpieczeństwa i poufności danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO. Dokładamy wszelkich starań, aby Państwa dane osobowe były w pełni chronione i zapewniamy, że są one:

• przetwarzane zgodnie z prawem,
• merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane,
• zbierane dla wyżej oznaczonych i zgodnych z prawem celów oraz niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
• przechowywane w postaci umożliwiającej Państwa identyfikację, nie dłużej jednak niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Współpraca pomiędzy ADO, a podmiotami biznesowymi jest regulowana przez odpowiednie przepisy prawa.

ODBIORCY DANYCH

W związku z przetwarzaniem danych, Państwa dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców, którymi są:

• podmioty administracji publicznej i samorządowej w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa,
• podmioty współpracujące z ADO w szczególności podmioty wykonujące usługi: audytu, finansowe, ubezpieczeniowe, serwisowe,  obsługi IT i hostingu, obsługi marketingowej, korespondencyjne i kurierskie a także kancelarie prawne i podatkowe,
• upoważnieni pracownicy lub współpracownicy świadczący usługi dla ADO na podstawie odpowiednich umów,
• podmioty powiązane z ADO, w zakresie ochrony danych i prowadzonej działalności, w szczególności dostawcy zewnętrznych systemów wspierający Naszą działalność,
• inne podmioty, które na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych w celu realizacji usług na rzecz ADO, przetwarzają Państwa dane osobowe.

Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).